Analyst Support Service
Apoyar la operación diaria relacionada con la Gestión Documental de la compañía, de acuerdo con los procedimientos, normas, parámetros y políticas establecidas para cada uno de los procesos, de tal forma que se garantice el buen manejo de la información, así como suadministración, consulta y posterior disposición final y/o almacenamiento, asegurando los estándares de calidad establecidos por el cliente y la compañía.
Es labor fundamental del analista mantener un alto estándar de servicio al cliente, apoyar los procesos documentales y de archivo de la organización, además de construir y mantener día a día una excelente relación de negocios con cada cliente y velar por el cumplimiento de la normativa aplicada a la gestión de información y archivo.
- Encargado de recibir y almacenar toda la información (Documentos generados por las diferentes áreas).
- Digitalizar o digitar documentos al interior de la organización en el caso que sea requeridos, para los procesos en los que realice esta actividad, debe controlar la correcta digitalización de Documentos por parte de las distintas áreas de la compañía.
- Actualizar información dentro de las diferentes plataformas documentales y de información de la compañía
- Apoyará a las áreas en el renombramiento de los documentos teniendo en cuenta los diferentes acrónimos suministrados para el Negocio.
- Responsable del cargue de documentos en SITERRA o el control de este proceso cuando es realizado por otras áreas.
- Responder por el correcto almacenamiento y administración del archivo de documento y correspondencia según las políticas establecida para el proceso y los acuerdos de confidencialidad existentes.
- Atender en forma amable, oportuna, cortés y respetando el derecho de turno al público que traiga documentos y correspondencia a las instalaciones de la empresa.
- Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
- Proponer métodos y procedimientos, que permitan modernizar y agilizar los procesos de archivo
- Responsabilidad por el uso y manejo adecuado de las herramientas de trabajo.
- Llevar el registro de todos y cada uno de los documentos generados por las áreas, con el fin de tener el conocimiento claro y preciso de la información de cada uno de nuestros activos.
- Responsable de coordinar el cargue de documentos generados por cada área dentro de SITERRA, o cualquier otra herramienta que la organización determine para este fin.
- Encargado de tener un “Back-Up” oficial de toda la información suministrada por las distintas áreas para áreas sobre los sitios y activos de la compañía.
- Responsable de Atender la generación de nuevos reportes y centralización de información.
- Entrega oportuna de reportes y novedades sobre cantidad de documentos administrados al área solicitante
- Generar Reportes de gestión periódicos sobre la cantidad de proyectos y actividades desarrolladas y en cursos por parte del equipo de Operaciones.
- Responsable de control de calidad en la información y documentos de la compañía.
Educación y Experiencia
- Técnico en Administración de Empresas, Archivo y/o Carreras afines
- Experiencia mínima 1 años en labores administrativas, archivos o atención al cliente.
- Conocimientos en Microsoft Office.
Competencias:
- Habilidades de comunicación asertiva.
- Atención al detalle
- Organizado
- Responsable
- Niveles altos de Compromiso.
- Con orientación al logro de objetivos